Tugas, Wewenang Dan Mekanisme Kerja Pejabat Pengelola Informasi Dan Dokumentasi (PPID)

Nagari Situjuah Banda Dalam

A.  Tugas dan Wewenang PPID

a. Tugas 

1. menyusun Daftar Informasi di Nagari; dan
2. mengelola Informasi dan Layanan Informasi.

b. Wewenang

1. menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
2. meminta dan memperoleh informasi dan unit kerja/ komponen kerja yang menjadi cakupan kerja;
3. mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi kepada unit kerja/ komponen kerja yang menjadi cakupan kerjanya;
4. mementukan atau menetapkan suatu informasi dapat/tidaknya di akses oleh publik; dan
5. menugaskan unit kerja/ komponen kerja membuat , mengumpulkan serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi.

B. Mekanisme Kerja

I. Pengumpulan Informasi, melaksanakan tugas:

a. Mengumpulkan Informasi :

1. Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yag telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh setiap unit kerja/komponen kerja yang menjadi cakupan kerja;
2. Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing unit kerja/komponen kerja;
3. Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik asrsip statis maupun dinamis; dan
4. Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir c merupakan pejabat yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi unit kerja ; sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja bersangkutan.

b. Penyediaan Informasi dilaksanakan dengan:

1. Mengenali tugas dan wewenang PPID;
2. Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh PPID;
3. Mendata Informasi dan diDokumentasi yang dihasilkan; dan
4. Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumentasi.

c. Mengelompokkan Informasi 

1. Informasi yang wajib disediakan dan diUmumkan secara berkala;
2. Informasi yang wajib di Umumkan secara serta merta; dan
3. Informasi yang tersedia setiap saat.

II. Pelayanan Informasi

1. Informasi Publik di umumkan secara berkala dilayanani melalui website: https://situjuahbandadalam-limapuluhkotakab.desa.id/ dan informasi media cetak serta media sosial yang tersedia;
2. Permintaan informasi yang disediakan setiap saat , semua informasi publik yang dikategorikan wajib tersedia setiap saat tetap disediakan;
3. Pendokumentasian permintaan informasi dan pelaporan pelayanan. Semua permintaan informasi baik melalui media elektronik, tidak tertulis maupun yang tertulis harus bisa di dokumentasikan.